個人情報保護マニュアル
1. 目的
このマニュアルは、株式会社農情人が提供するコンサルティングサービスにおける個人情報の適切な保護を目的とします。全ての従業員が個人情報保護を遵守し、個人情報保護のためのマネジメントシステムを構築します。
2. 適用範囲
このマニュアルは、株式会社農情人が事業の用に供している全ての個人情報を対象とします。
3. 用語の定義
- 個人情報: 生存する個人に関する情報であって、その情報に含まれる氏名、生年月日、性別、電話番号、電子メールアドレス、職業、勤務先等により特定の個人を識別できるもの。
- 本人: 個人情報が自己に関するものである個人。
- 事業者: 個人情報を取り扱う事業を行う者。
- 個人情報保護管理者: 個人情報の適切な管理を行う責任者。
- 本人の同意: 本人が自己の意思であることを明示的に示したもの。
4. 個人情報保護マネジメントシステム要求事項
4.1 個人情報保護方針
当社は、個人情報保護に関する法令および規範を遵守し、個人情報の適切な取扱いを行います。
4.2 個人情報の取得、利用、提供
当社は、個人情報の取得、利用、提供について、本人の同意を得るとともに、その範囲内で適切に取り扱います。
4.3 個人情報の安全管理
当社は、個人情報の漏洩、滅失、またはき損を防止するための安全対策を講じます。
4.4 教育
当社は、全ての従業員に対し、個人情報保護に関する教育と研修を実施します。
4.5 監査
当社は、個人情報保護マネジメントシステムの適切な運用を確認するために、定期的に内部監査を行います。
4.6 継続的改善
当社は、個人情報保護マネジメントシステムの継続的な改善を図ります。
5. 個人情報の取得、利用、保管、廃棄
当社は、個人情報の取得、利用、保管、廃棄について、適切な手続きを定め、それを遵守します。具体的な手続きについては、別途定める個人情報取扱い規程に従います。
6. 緊急事態への準備
- 個人情報に関するクレーム、漏えい、紛失、毀損等を発見した者：個人情報に関する問題（漏洩、紛失、毀損など）が発見された場合、報告書を作成します。
- 個人情報保護管理者及び代表取締役：報告書を受け取った後、緊急事態を宣言します。
- 緊急連絡会の招集：個人情報保護管理者と代表取締役は、事故の拡大防止を指示し、緊急連絡会を招集します。
- 対策の講じる：事故の規模や影響について検討し、迅速かつ適切な対策を講じます。
- 事故の調査：事故の詳細を調査します。これには、クレーム内容の確認、紛失・毀損状況の確認、外部への流出の有無の確認、流出先の特定、流出した情報の特定、流出した部署・担当者の特定、流出ルートの解明などが含まれます。
- 本人・個人情報保護委員会・一般財団法人日本情報経済社会推進協会プライバシーマーク推進センター・マスコミに対して報告し、公表：個人情報保護管理者と代表取締役は、本人、個人情報保護委員会、一般財団法人日本情報経済社会推進協会プライバシーマーク推進センター、マスコミに対して速やかに報告し、公表します。
- 個人情報保護委員会への報告：特定個人情報の緊急事態が発生した場合には、個人情報保護委員会への報告が行われます。
【個人情報保護委員会の報告先】
・個人情報の場合：
(TEL)03-6457-9685 (FAX)03-3597-4560
(郵送)東京都千代田区霞が関3-2-1 霞が関コモンゲート西館32階
個人情報保護員会事務局 個人データ漏えい等報告窓口
・特定個人情報の場合：
(FAX)03-3593-7962 ※第一報をFAXで報告につきFAX番号のみ表記
(郵送)東京都千代田区霞が関3-2-1 霞が関コモンゲート西館32階
個人情報保護員会事務局 特定個人情報漏えい等報告窓口
本人への第一報は、電話・郵便・訪問等の中で最も迅速かつ適切な手段を選択し、詳細は後日書面で報告する。また、可能な限り迅速に当社ＨＰトップに事故状況を掲示する。
個人情報保護管理者及び代表取締役は、再発防止策を検討するとともに情報主体に対し謝罪を含め適切な対応を行う。 個人情報保護管理者は『不適合是正予防手順書』に従い、原因の究明、再発防止策の立案・実施、是正処置のレビューを行い、その結果もＨＰトップに掲示する。
2021年8月6日制定
株式会社農情人